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会议服务

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会议服务

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  • 发布日期:2021/01/22
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详细介绍

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会议服务标准

一、会前的准备标准

1  会场物品摆放标准

(1)会议桌摆放位置要正,椅子摆放在会议桌前并与会议桌保持约为一人的距离,椅子左右之前的摆放距离要均匀约为一人距离,椅子摆放完毕后竖看要成一条直线。

(2)根据椅子的位置在会议桌上摆放稿纸,稿纸摆放在每个椅子的正中间位置,稿纸底边与桌子的底边成一条水平线,铅笔成45度斜角放在稿纸右侧,笔尖朝上,标签外漏。

(3)稿纸定位后,茶杯摆放在稿纸的右上方,与稿纸边保持约为一指的距离,杯把朝右,茶杯左侧摆放香巾碟,香巾碟与杯子的距离约为一指,杯子与香巾碟的中心在一条水平线上。

(4)话筒固定在桌面上,话筒麦克方向角度一致摆在同一侧方向。

(5)水果、干果、矿泉水及香烟统一是两人一份,水果摆放在两人中间位置,水果上方摆放两瓶矿泉水,水果两侧对称摆放干果,水果下方中间位置摆放香烟碟,香烟碟下方摆放烟灰缸,每份物品摆放标准一致侧看成一条直线。

(6)桌花根据会议桌长度,摆放2-3个,桌花一般选用鲜花,并且不易太高影响客人双方说话,摆放在会议桌的中心位置即可。

 

2  会场设备设施的准备标准

(1)检查照明是否正常,灯具是否全部完好,有损坏的及时上报维修。

(2)会议前提前检查音响设备是否完好,话筒音量调节适中,并检查无线网络是否正常使用。

(3)投影设施提前检查是否完好,会议开始前由通讯连接电脑,全部调试到位。

(4)检查室内空调是否正常,会场温度设定在规定温度内,冬季不高于23度,夏季不低于26度。

 

3  会场及周围环境卫生标准

1)彻底清扫会议室卫生,会议桌干净无手印和水渍,椅子无灰尘和毛发,桌子抽屉无杂物无灰尘。

(2)会议室死角卫生清洁到位,窗台无灰尘,墙角处无蜘蛛网,墙面干净无灰尘。

(3)地板打蜡,地上无杂物无脚印,地板干燥无水渍。

(4)会议室内网线及投影电源线摆放整齐,不杂乱避免绊倒客人。

(5)会议室外卫生间干净无异味,并摆放卫生间指示牌。

(6)会议室外环境卫生有专人清洁保持,地面明亮无脚印,痰桶干净,加强巡视随时清理。

 

二、会议服务流程标准

1、会前准备程序

(1)接到经理办通知后,根据会场人数、会议标准及会议性质来摆放所需物品,并按具体准备规定进行。

(2)由经理办安排挂会议所需会标及摆放座签,并确认会标内容是否准确无误,座签是否摆放正确。

(3)安排部署好会议服务人员和具体分工,会议开始前半小时提水并打开空调。

(4)在会议前半小时,所有工作准备到位人员到位,迎接客人的到来。

2、会议服务程序

(1)客人到达后,迎宾人员应面带微笑,对所有来开会的客人都使用礼貌用语“您好”“上午好”“下午好”。

(2)主要领导到达后,有专人引领到领导座位,并进行拉椅服务。

(3)客人到达后,进行第一次的倒水,倒水时动作要轻,不要发出太大的声响,一般都由两人在会议桌两边同时倒水,倒完水后立即返回,并在会议室门口处站立观察会场动态,盯会者必须大脑精神集中,观察领导及每一位客人的动态,从客人眼神或动作中领会客人需求并及时上前询问解决。

(4)会议进行中,盯会人员根据会议议程,提前将要讲话人的话筒打开,并将话筒对准讲话人。

(5)开始使用投影汇报时,要关闭投影幕布前的灯,使会场的灯光变为投影模式,汇报结束后,要立即打开幕布前的灯,改为正常模式。

(6)根据客人大部分喝水情况,约为20分钟添一次茶水,若主要领导喝水较快还不到倒水时间,可根据情况先给领导添水,若大部分客人刚进会场喝水较快,可以根据情况全场提前倒水。

(7)烟灰缸有3个及3个以上烟头或者有水果干果皮,要及时更换烟灰缸,主要领导香巾若使用要及时更换,所有更换的物品都以主要领导优先,然后依次进行。

(8)会议期间可根据会场情况适当的调节空调温度,会场温度不能过低或过高,若抽烟人数多,烟味大,可将窗户打开1-2扇通风,使会议室内空气保持流通。

(9)会议期间,若领导有重要事情要谈不需要会议服务,服务人员应倒完水后退出会议室在门外等候。

3、会议结束服务

1)会议快结束时,提前安排部属送客人员站门,通知公寓楼值班室将客人房间准备好,若会议结束后客人去餐厅用餐,要与餐厅及时沟通,提前做好工作。

2)会议结束后,立即将所有会议室的门打开,迎宾人员热情送客,使用礼貌用语“请慢走”,盯会人员要给领导拉椅,由专人引领领导及客人去房间休息或用餐。

3)客人离开会议室后,要立即查看会议室有无客人遗留物品,若发现遗留物品及时通知客人,若不清楚是哪位客人的物品,可与经理办联系帮忙转交。

4)会议结束后,立即清理会场物品,打扫会场卫生,检查设备设施是否全部关闭,锁好会议室门。

 

三、会议各项服务具体标准

1、拉椅服务:

   将客人带到座位前,双手分别放于椅背两侧,用膝盖抵住椅背,轻轻拉椅,椅面稍转向客人,待客人走到座位前,再将椅子向前推,右手手势示意客人请就座。

2、衣帽服务:

会议中若有客人要脱掉外套,会议服务人员要帮客人将衣服挂在椅背上,切记拿衣服时不能大幅度甩动,避免将客人衣服内的物品甩掉或弄坏。

3、倒水服务

1)倒水方法:左手提壶,站在客人右侧(若右侧太挤也可在左侧倒水),右手拇指和食指捏住杯盖,右手中指、无名指、小指握住杯把将茶杯端起,侧身在客人身后倒水。倒水时胳膊弯曲,将水徐徐倒进杯中,不要过快,避免热水喷出烫到客人,水倒入杯中不要太满,七分满即可,倒完水后将水杯轻轻的放回原处,盖上杯盖,可将杯盖留一条缝隙,用手势示意客人水已倒好。倒水时动作一定要轻,杯盖与杯子之间不可发出声响。

2)倒水顺序:倒水时,一般由两名服务人员从会议桌两边同时倒水,按照先宾后主的原则,先左后右的顺序倒水。


二、会务部

(一)会议召开前的准备工作标准及规范

(5)会议物品摆放标准

(1)会议桌摆放位置要正,椅子摆放在会议桌前并与会议桌保持约为一人的距离,椅子左右之前的摆放距离要均匀约为一人距离,椅子摆放完毕后竖看要成一条直线。

(2)根据椅子的位置在会议桌上摆放稿纸,稿纸摆放在每个椅子的正中间位置,稿纸底边与桌子的底边成一条水平线,铅笔成45度斜角放在稿纸右侧,笔尖朝上,标签外漏。

(3)稿纸定位后,茶杯摆放在稿纸的右上方,与稿纸边保持约为一指的距离,杯把朝右,茶杯左侧摆放香巾碟,香巾碟与杯子的距离约为一指,杯子与香巾碟的中心在一条水平线上。

(4)话筒固定在桌面上,话筒麦克方向角度一致摆在同一侧方向。

(5)水果、干果、矿泉水及香烟统一是两人一份,水果摆放在两人中间位置,水果上方摆放两瓶矿泉水,水果两侧对称摆放干果,水果下方中间位置摆放香烟碟,香烟碟下方摆放烟灰缸,每份物品摆放标准一致侧看成一条直线。

(6)桌花根据会议桌长度,摆放2-3个,桌花一般选用鲜花,并且不易太高影响客人对方说话,摆放在会议桌的中心位置即可。

2、会场设备设施的准备标准

(1)检查照明是否正常,灯具是否全部完好,有损坏的及时上报维修。

(2)会议前提前检查音响设备是否完好,话筒音量调节适中,并检查无线网络是否正常使用。

(3)投影设施提前检查是否完好,会议开始前由通讯连接电脑,全部调试到位。

(4)检查室内空调是否正常,会场温度设定在规定温度内,冬季不高于23度,夏季不低于26度。

3、会场及周围环境卫生标准
1)彻底清扫会议室卫生,会议桌干净无手印和水渍,椅子无灰尘和毛发,桌子抽屉无杂物无灰尘。

(7)会议室死角卫生清洁到位,窗台无灰尘,墙角处无蜘蛛网,墙面干净无灰尘。

(8)地板打蜡,地上无杂物无脚印,地板干燥无水渍。

(9)会议室内网线及投影电源线摆放整齐,不杂乱以防绊倒客人。

(10)会议室外卫生间干净无异味,并摆放卫生间指示牌。

(11)会议室外环境卫生有专人清洁保持,地面明亮无脚印,痰桶干净,加强巡视随时清理。

(二)会议服务流程标准及规范

1、会前准备程序

(1)接到经理办通知后,根据会场人数、会议标准及会议性质来摆放所需物品,并按具体准备规定进行。

(2)由经理办安排挂会议所需会标及摆放坐签,并确认会标内容是否准确无误,坐签是否摆放正确。

(3)安排部署好会议服务人员和具体分工,会议开始前半小时提水并打开空调。

(4)在会议前半小时,所有工作准备到位人员到位,迎接客人的到来。

2、会议服务程序

(1)客人到达后,迎宾人员应面带微笑,对所有来开会的客人都使用礼貌用语“您好”“上午好”“下午好”。

(2)主要领导到达后,有专人引领到领导座位,并进行拉椅服务。

(3)客人到达后,进行第一次的倒水,倒水时动作要轻,不要发出太大的声响,一般都由两人在会议桌两边同时倒水,倒完水后立即返回,并在会议室门口处站立观察会场动态,盯会者必须大脑精神集中,观察领导及每一位客人的动态,从客人眼神或动作中领会客人需求并及时上前询问解决。

(4)会议进行中,盯会人员根据会议议程,提前将要讲话人的话筒打开,并将话筒对准讲话人。

(5)开始使用投影汇报时,要关闭投影幕布前的灯,使会场的灯光变为投影模式,回报结束后,要立即开开所有的灯,改为正常模式。

(6)根据客人大部分喝水情况,约为20分钟添一次茶水,若主要领导喝水较快还不到倒水时间,可根据情况先给领导添水,若大部分客人刚进会场喝水较快,可以根据情况全场提前倒水。

(7)烟灰缸有2个及2个以上烟头或者有水果干果皮,要及时更换烟灰缸,主要领导香巾若使用要及时更换,所有更换的物品都以主要领导优先,然后依次进行。

(8)会议期间可根据会场情况适当的调节空调温度,会场温度不能过低或过高,若抽烟人数多,烟味大,可将窗户打开1-2扇通风,使会议室内空气保持流通。

3、会议结束服务

1)会议快结束时,提前安排部属送客人员站门,通知客房值班室将客人房间准备好,若会议结束后客人去餐厅用餐,要与餐厅及时沟通,提前做好工作。

2)会议结束后,立即将所有会议室的门打开,迎宾人员热情送客,使用礼貌用语“请慢走”,盯会人员要给领导拉椅,由专人引领领导及客人去房间休息或用餐。

3)客人离开会议室后,要立即查看会议室有无客人遗留物品,若发现遗留物品及时通知客人,若不清楚是哪位客人的物品,可与经理办联系帮忙转交。

4)会议结束后,立即清理会场物品,打扫会场卫生,关闭设备设施,锁好会议室门。

(三)会议各项服务具体标准及规范

1、引领服务将右手臂自然弯曲,提至齐胸的高度,手指伸直五指并拢,手掌心向上以肘关节为轴,指向目标,动作幅度不要过猛。引领时,应走在客人的侧前方,距离保持2-3步,随着客人的步伐轻松的前进,根据客人的步伐适当调节快慢,不可离客人太远也不可太近。若在走廊里或楼梯里,客人应走在离墙面较近的位置,服务人员则走在墙面相对客人侧前方的位置,当到拐弯处应停在拐口处用手势示意,遇到楼梯处,应提醒客人“小心台阶”,引领就座时,手势示意位置手位要放低。

2、拉椅服务:将客人带到座位前,双手分别放于椅背两侧,用膝盖抵住椅背,轻轻拉椅,椅面稍转向客人,待客人走到座位前,再将椅子向前推,右手打手势示意客人请就座。

3衣帽服务:会议中若有客人要脱掉外套,盯会人员要帮客人将衣服挂在椅背上,切记拿衣服时不能大幅度甩动,避免将客人衣服内的物品甩掉或弄坏。

4、倒水服务

1)倒水方法:左手提壶,站在客人右侧(若右侧太挤也可在左侧倒水),右手拇指和食指捏住杯盖,右手中指、无名指、小指握住杯把将茶杯端起,侧身在客人身后倒水。倒水时胳膊弯曲,将水徐徐倒进杯中,不要过快,避免热水喷出烫到客人,水倒入杯中不要太满,七分满即可,倒完水后将水杯轻轻的放回原处,盖上杯盖,可将杯盖留一条缝隙,用手势示意客人水已倒好。倒水时动作一定要轻,杯盖与杯子之间不可发出声响。

2)倒水顺序:倒水时,一般由两名服务人员从会议桌两边同时倒水,按照先宾后主的原则,先左后右的顺序倒水。

5、更换烟灰缸服务:烟灰缸内有两个及两个以上烟头时要及时更换,将干净的烟灰缸放在托盘中,用干净的烟灰缸轻轻的盖住需要更换的烟灰缸,两个同时收回到托盘,再将干净的烟灰缸放回原处。这样做的原因就是避免在换烟灰缸的时候烟灰或脏东西掉出来。

6、更换香巾服务:香巾若使用要及时更换,将干净的香巾放在香巾碟里放在托盘上,走到需要更换的座位前,先将用过的香巾及香巾碟收回到托盘,再将干净的香巾及香巾碟放回原处。

7、话筒服务:事先了解会议议程,提前走到将要发言人的座位前,将其话筒打开并将话筒对准客人,若声音太大或太小,要及时与通讯部师傅沟通,立即调节声音大小。

8、关开灯服务:在会议过程中,要使用投影汇报时,要将幕布前的灯关闭1-2组,避免灯光太亮导致客人看不清楚汇报内容,也不能关闭过多,导致会场过黑客人记录时看不清楚。汇报完毕后,要及时将灯打开,恢复正常。

9、开门服务:会议过程中客人有事要出去,盯会人员要提前将会议室的门打开一半,会议室外有人等候客人回来,也要提前将会议室门打开。客人进来后,要引领客人回到座位并拉椅。

10、电梯服务:客人使用电梯时,由电梯服务人员在电梯箱内控制开关处提前控制好电梯,请客人进电梯后,关上电梯门摁下客人所在楼层,到达楼层后,电梯服务人员摁下开门键,门开后,请客人先出电梯,由电梯外提前等候的服务人员带到房间。若电梯外没有专人等候客人,电梯服务人员等客人出电梯后应立即出电梯,快步走上前去引领客人回房间。



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关键词:酒店会议服务,政府机关会议服务,临时的大型会议服务

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